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投標文件的編制和密封“學問多”你都做對了嗎?

2019年06月12日 09:11 來源:政府采購信息報/網打印

   《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》(財政部令第87號,以下簡稱“87號令”)是目前規范公開招標和邀請招標政府采購項目的動作規范和程序要求。87號令第四十一條規定:“開標時,應當由投標人或者其推選的代表檢查投標文件的密封情況;經確認無誤后,由采購人或者采購代理機構工作人員當眾拆封,宣布投標人名稱、投標價格和招標文件規定的需要宣布的其他內容”。本條所指的要點一是投標文件的密封,二是唱標內容。對于后者很好理解,但對于前者——投標文件的密封,很多投標人做得較好,但總有一些投標人對投標文件的編制、密封做得不夠認真和規范,以至于在接受查驗時因不符合要求而敗下陣來,令人非常可惜。這種還沒有上戰場就因自己不負責任的行為而慘遭全軍覆沒的案例是經常發生的,如何杜絕這種現象的發生,筆者以為有必要提高投標人對投標文件密封重要性的認識,把投標標書編制和密封工作認真扎實的做好、做徹底,為采購項目提交一份經得起檢驗的投標文件。
 
  投標文件的分類編制
 
  對于從事政府采購活動的供應商來說,制作投標文件時一般會很有經驗地把投標文件按照價格文件、商務文件和技術文件分類編制。
 
  一是價格文件。根據目前通行的慣例,價格文件有《開標一覽表》、《分項價格表》等表格,這些表格的每一小項都是必填項,不能填一項不填一項,而是要全部按實際規范填寫。特別是《開標一覽表》的填寫必須和以后的商務文件、技術文件的內容在邏輯和內容上完全一致,但有的供應商就是異想天開,不按規矩來做事。如某IT采購項目,經密封性檢查后,開始唱標環節,當唱到A供應商的《開標一覽表》時,A供應商投標代表舉手示意,說本公司的優惠報價沒有唱出來,經唱標人和紀檢工作人員現場查驗《開標一覽表》,確實沒有優惠報價,這時A供應商投標代表又說,優惠報價可能在后面的商務或者技術文件中有,請求唱標人和紀檢人員開啟該公司商務和技術文件。工作人員根據87號令第五十九條第一款規定“投標文件中開標一覽表(報價表)內容與投標文件中相應內容不一致的,以開標一覽表(報價表)為準”,沒有采納A供應商投標代表的意見。如此這般,本來A供應商很有優勢的投標報價就這樣白白喪失掉,真是令人嘆息!
 
  二是商務文件。商務文件是招標文件要求提供的包括公司資質、公司情況介紹、業績和各種證件、報告等。這些文件資料各有要求,有的招標要求需提供影印件,有的是要求提供復印件。一些供應商認為影印件和復印件是一樣,其實不然,復印件是指通過復印機所產生的,絕大多數為黑白色,另外,由于復印機用紙多為較薄的紙,所以復印件多為普紙物品。影印件是指通過影像設備來完成的,比如拍照、掃描等。通過這些設備處理出來的物件可以單色的,也可以黑白的,而且可以是普通紙,也可以是較厚的其它紙,如照片紙等。還有一個不同的是,復印件只能是紙質的,如果是影印件還可以成為電子檔,方便通過網絡進行傳輸。如果制作投標文件時忽視,不按照招標文件要求來做,則很難通過評審關。還有的投標供應商害怕自己的有關證照泄露出去,把相關資料拿在手里邊,而不放到到投標中去,這其實也是一種非常糊涂的做法。在這些人的心目中,認為評審澄清環節中向評標委員會再展示會比裝在投標文件中要好一些,其實這是沒有弄清法律規范的要求,細看87號令第四十六條規定:“評標委員會負責具體評標事務,并獨立履行下列職責:(一)審查、評價投標文件是否符合招標文件的商務、技術等實質性要求;”,再看一看87號令第五十七條對澄清的規定“投標人的澄清、說明或者補正應當采用書面形式,并加蓋公章,或者由法定代表人或其授權的代表簽字。投標人的澄清、說明或者補正不得超出投標文件的范圍或者改變投標文件的實質性內容。”也就是說,投標文件沒有響應的或者響應不充分的部分是不能澄清、說明、補正是不能超出投標文件范圍的。其實在招標文件中,有一張非常重要的表格叫作《商務條款響應/偏離表》,只要按照招標文件的要求,在投標文件中一一響應和提供,然后再認真填寫此表,相信商務文件應該不會出多大的紕漏。但在政府采購實踐中,往往投標人只填寫本表,但并沒有按要求逐一提供招標文件所要求的文件資料,那其實是一種“放空炮”的可笑行為。
 
  三是技術文件。技術文件是指投標人提供產品的設計圖紙,各種技術標準等技術資料。在招標文件中一般有《貨物說明一覽表》、《技術規格、參數響應/偏離表》等表格,以及投標貨物符合招標文件規定的證明文件等要求,必須認真響應填寫。這里最容易忽視的是《貨物說明一覽表》與投標文件所提供的投標貨物符合招標文件規定的證明文件不一致的問題。如某高端掃描儀采購項目,B供應商投標技術文件的《貨物說明一覽表》寫的S級,而從其投標文件所提供的貨物證明文件來看,卻是早先的E級,這就完全不能反映所提供投標貨物的真實性。
 
  投標文件的密封
 
  一方面是認真檢查。投標文件做好以后,在密封前,必須派專人檢查投標文件的真實性和可靠性。一般來說分成三撥人進行檢查,一撥人檢查價格文件,主要看分項價格與總價是否有計算錯誤,另外要看所有的價格表述是否發生混亂,有沒有“前言不搭后語”的問題;一撥人檢查商務文件,看是否存在商務資料提供不全的現象;一撥人檢查技術文件。看各種技術表格是否響應齊全,有沒有前后矛盾的問題。以上檢查,均要以招標文件和由此發出的所有公告、通知為參照物,切不可“顧前不顧后”。
 
  另一方面是細致密封。密封問題看似很簡單,其實不然,做得不好前功盡棄。首先,必須按照招標文件規定的投標文件密封格式,認真制作密封條。一般來講密封條的正面,必須載有“投標文件”字樣,還應包括項目名稱、采購計劃編號、項目編號、投標人名稱(加蓋公章)、投標人地址、電話等內容。在封口條上載有“開標前不得啟封(加蓋公章)”字樣。第二,《開標一覽表》、正本必須獨立封裝,并明確在密封袋上標記“正本”字樣。有的投標人怕麻煩,將《開標一覽表》和投標文件正本合訂一塊,容易造成唱標投影不規范和有可能泄露投標文件的商業秘密。副本則可以封裝在一起。有的投標人用一個紙箱將正副本單獨封裝后放在紙箱內,再將紙箱密封,這樣做便于攜帶和不易破損,是一個值得推介的好方子。
 
  總之,投標文件的分類編制和密封工作是投標供應商打贏政府采購戰役的第一階段的要務,必須用“認真、扎實、充分”來武裝頭腦,切記不可敷衍了事。否則,自擺烏龍,那將是一場“賠了夫人又折兵”的虧本買賣。(劉躍華)

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